Restrukturierungsprozess

Die in mehreren Reformschritten umgebaute Bundesagentur für Arbeit (BA) setzt auf eine Organisationsstruktur, die sich nach Effizienzkriterien und Kundenbedürfnissen orientiert. Dazu ist ein Controllingsystem notwendig, das aussagekräftige Analysen über strategische Geschäftsfelder und operative Maßnahmen liefert. Mit den Gestaltungsprinzipien von Professor Rolf Hichert steigert die BA ihre Berichtsqualität, um Informationen verständlich aufzubereiten und Entscheidungsträgern klare Empfehlungen zu geben.

Fehlende Transparenz war ein großes Hindernis für die effiziente Führung der Bundesbehörde mit rund 800 Dienststellen und mehr als 113.000 Mitarbeitern. So kamen unterschiedliche Präsentationsformen zum Einsatz, wenn Auswertungen an den Verwaltungsrat weitergeleitet wurden. „Anfang 2008 stellte Frank-Jürgen Weise neue Anforderungen an unser Controller-Team“, erinnert sich Dr. Klaus Schuberth, Bereichsleiter Controlling. „So sollte der Leistungsvergleich zwischen einzelnen Arbeitsagenturen anhand wichtiger Kennzahlen möglich sein und die Wirksamkeit operativer Maßnahmen einsehbar werden.“ Der Vorstandsvorsitzende kümmerte sich persönlich um das Thema und nahm gemeinsam mit den obersten Führungskräften der BA an einem eintägigen Hichert-Seminar teil.

Ergebnis: Zur transparenten Wirkungsanalyse des eingesetzten Haushaltsvolumens (2010 rund 54 Milliarden Euro) ist eine einheitliche Form und höhere Informationsdichte erforderlich. „Führungskräfte können mit 50 Seiten PowerPoint einfach keine guten Entscheidungen treffen. Die Software verleitet zu Präsentationsarten, die nicht informieren, sondern Daten unübersichtlich aneinanderreihen“, sagt Michael Schopf, Referent Controlling. „Für eine sachgerechte Nutzung von Kommunikationsmitteln müssen bestimmte Voraussetzungen und Grundsätze erfüllt sein. Und hier bieten die Gestaltungsregeln von Rolf Hichert einen erheblichen Mehrwert.“

Auf einer Großveranstaltung in Mannheim setzten sich alle beteiligten Entscheider an einen Tisch, um ein gemeinsames Grundverständnis zu schaffen. Im Sinne breiter Akzeptanz klärten die Mitarbeiter, welche Regeln relevant und umzusetzen waren. Nach Inventarisierung aller eingesetzten Werkzeuge erstellte eine Kernarbeitsgruppe das gültige Regelwerk und eine eigene Symbolik für den jeweiligen Darstellungszweck. Eine Qualifizierungsmappe zur Information, selbsterstellte Werkzeuge und Berichtsvorlagen im DataWareHouse- und Office-Umfeld sollten den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter trotz höherer Gestaltungsanforderungen niedrig halten. Nach Schulung von rund 200 Multiplikatoren erfolgte die professionelle Umsetzung und interne Weiterqualifizierung.

Der hohe Standardisierungsgrad hat sich als besonders vorteilhaft bei der Bearbeitung von Direktanfragen erwiesen. „Adhoc-Nachfragen wegen fehlender oder unklarer Informationen sind auf ein Drittel gefallen“, verdeutlicht Michael Schopf. „Das ist eine enorme Entlastung für die Controlling-Organisation und zeigt zugleich, dass die verdichteten und standardisierten Informationsbotschaften verstanden werden.“ Die BA-Controller greifen auf die gesammelten Daten über ein Führungsinformationssystem zu und exportieren die gewünschten Diagramme in ihre Controlling-Berichte. Controller konzentrieren sich also auf die analytische Arbeit und die Erstellung der wichtigen Botschaften an die Manager. „Die Zeit, die wir früher in die Informationsaufbereitung investiert haben, legen wir jetzt in die Analyse- und Beratungsqualität.“

Beispiele

Nachfolgend sehen Sie einige Beispiele des neuen Designs: